Sofern ein Kunde dies wünscht, kann ein Phonodiktat durch den Schreibdienst direkt in eine Formatvorlage des Kunden transkribiert werden.
Dies ist sinnvoll zum Beispiel im Medizinischen Schreibbüro, wo die Berichte (Ambulanzberichte, OP-Berichte, Entlassungsberichte etc.) direkt auf den Kopfbogen der jeweiligen Klinik oder Arztpraxis geschrieben werden.
Im Juristischen Schreibbüro wird bei der Transkription von Schriftsätzen von den beauftragenden Kanzleien häufig die Einhaltung bestimmter Formate gewünscht.
Auch im Schreibbüro für das Bauwesen bevorzugen die Auftraggeber (z. B. Architekten und Bauausführende Unternehmen) häufig die Transkription in ihre eigenen Formatvorlagen, um eine anschließende Weiterbearbeitung zu vereinfachen. Hier sind es zum Beispiel umfangreiche Leistungsverzeichnisse, die in die individuellen Vorlagen transkribiert werden.